L’IA rende le email più professionali, ma rischia di minare la fiducia sul lavoro

Con oltre il 75% dei professionisti che ormai utilizza strumenti di intelligenza artificiale come ChatGPT, Gemini, Copilot o Claude per scrivere e rivedere messaggi (mail in particolar modo), l’uso dell’IA generativa è diventato routine in molti uffici.

Il rovescio della medaglia è: se rende la scrittura più rapida e curata, è davvero la scelta giusta per comunicare tra manager e dipendenti?

Un nuovo studio condotto su 1.100 professionisti, pubblicato sull’International Journal of Business Communication, rivela un paradosso interessante: le email dei manager assistite dall’IA sono percepite come più professionali, ma un uso frequente può danneggiare la fiducia dei dipendenti nei loro confronti.

Professionalità sulle mail inviate sì, ma a caro prezzo

Secondo Anthony Coman, ricercatore all’Università della Florida e coautore dello studio insieme a Peter Cardon (Università della California Meridionale), c’è una tensione tra come viene valutata la qualità del messaggio e come viene percepito l’autore.

Il test ha coinvolto messaggi di congratulazioni scritti con diversi livelli di assistenza IA (basso, medio e alto), valutati sia sul contenuto che sulla credibilità del mittente.

I risultati? Se l’IA è usata in minima parte (ad esempio per correggere la grammatica o limare il testo) l’effetto è neutro o positivo, ma quando il supporto dell’IA cresce, ecco che salgono (giustamente) dubbi su autenticità, integrità, attenzione e competenza del manager.

• Fiducia: solo il 40-52% dei dipendenti considera sinceri i supervisori che usano molta IA, contro l’83% dei messaggi a bassa assistenza.
• Professionalità percepita: il 95% giudica professionali le email a bassa IA, ma questa percentuale scende al 69-73% con un uso intensivo.

In altre parole, più il testo “suona” generato da IA, più si rischia che i dipendenti lo interpretino come segno di pigrizia o disinteresse.

Non tutti i messaggi sono uguali

Gli autori raccomandano ai manager di valutare attentamente quando usare l’IA.

• OK per: promemoria di riunioni, annunci informativi, comunicazioni tecniche.
• Da evitare o limitare: congratulazioni, messaggi motivazionali, feedback personali o situazioni che richiedono empatia.

In contesti relazionali, affidarsi troppo alla macchina può compromettere la percezione di abilità e integrità, due pilastri della fiducia sul lavoro.

Cosa significa per chi lavora (anche fuori dal ruolo manager)

Spedire messaggi (non solo mail) con l’intelligenza artificiale ha una serie di implicazioni lavorative:

1. L’IA è uno strumento, non un sostituto: usala per ottimizzare, non per automatizzare al 100% comunicazioni dove conta il tocco umano.
2. Conosci il tuo pubblico: se scrivi a un collega con cui hai un buon rapporto, un testo troppo “perfetto” e impersonale può sembrare freddo.
3. Trasparenza selettiva: non serve dire “l’ho scritto con l’IA” in ogni email, ma evita di nasconderti dietro un testo artificiale quando serve autenticità.
4. Occhio al contesto culturale: in team internazionali, la percezione di sincerità e professionalità può variare molto in base al Paese.

In sintesi

l’IA può lucidare le parole, ma la fiducia si costruisce (e si mantiene) con la voce autentica di chi scrive.